Vous êtes en réunion, il est 10h37. Cela fait exactement 37 minutes que la réunion a commencé, et déjà, on observe :

• Micheline qui gigote sur sa chaise « Bon sang, j’aurais dû choisir celle qui est rembourrée, j’ai mal au dos ! » Pense-t-elle ;
• Sarah qui colorie des carreaux de son cahier comme quand elle était au lycée ;
• Tarek qui a déjà regardé 5 fois son téléphone, répondu à deux mails et programmé un rendez-vous client ;
• Jordan qui a des yeux tout ronds, perdu dans ses pensées « Si je lance une lessive en rentrant ce soir, je pourrai mettre ma chemise verte à paillettes pour mon rendez-vous de demain. A moins que je mette mon t-shirt orange et bleu, ça irait bien avec mon jean ça. » ;
• Sylvie qui écoute, acquiesce à chaque fin de phrase et essaie de bailler discrètement.

En 7 conseils, je vous propose de sortir de ce schéma de réunion qui n’est bénéfique pour personne :

1. Choisissez judicieusement le moment de la réunion

Il y a des horaires plus propices que d’autres pour caler une réunion, et je vous conseille de la faire de 11h à 12h.

En tout début de journée, les collaborateurs ont en tête de préparer leur journée, répondre à leurs mails, traiter des urgences qui seraient survenues.

En début d’après-midi, la concentration n’est pas au rendez-vous. L’équipe vient de manger, on est sur le fameux « coup de barre », et ceux qui se sont vus contraints de prendre leur pause déjeuner plus tard doivent l’écourter pour arriver à la réunion.

La fin d’après-midi ? Mauvaise idée aussi, car les membres de votre équipe vont regarder leur montre dans le souci de partir à l’heure, vont être gênés s’ils n’ont pas eu le temps de finir une tâche essentielle, et ne seront pas très enthousiastes à l’idée de participer.

2. Définissez un ordre du jour et minutez-le

Prévoyez les sujets à traiter, donnez-leur une logique pour faciliter les transitions. Mais surtout, fixez une limite de temps et tenez-vous-y ! Une réunion ne devrait pas durer plus d’une heure. Mettez-vous à la place de vos collaborateurs : personnellement, je trouve qu’il n’y a rien de pire que de ne pas savoir combien de temps va durer la réunion. De votre côté, n’est-ce pas plus agréable de vous dire que votre réunion va durer une heure au lieu de trois ?

3. Communiquez sur l’essentiel

Ne noyez pas vos collaborateurs sous un nombre d’informations incalculables. D’abord parce qu’ils finiront par décrocher, et aussi parce qu’il est impossible de retenir tout ce qui se dit. Quelle est l’information essentielle que vous souhaitez que l’équipe retienne ?

Il m’est arrivé d’être en réunion et que l’animateur raconte toutes les conversations qui sont passées avant : « Alors j’ai contacté Untel qui m’a envoyé un devis, mais le devis était un peu élevé. En plus on n’a pas eu un très bon contact, alors j’ai demandé un autre devis à Trucmuche. Il me l’a envoyé hier, du coup j’ai regardé et ils sont effectivement moins cher mais ils n’ont pas exactement les mêmes services… (et ça a duré encore deux bonnes minutes comme ça) ».

La version efficace devrait ressembler à ça : « J’ai deux devis pour ce service. L’un est plus cher et a plus de service, l’autre est moins cher et a un meilleur contact client. Qu’est-ce qu’on choisit ? ». Ou bien « Nous allons passer par telle entreprise, car après étude de plusieurs devis, c’est celui qui a le meilleur service. Des questions ? »

Si les collaborateurs souhaitent réagir à cela, ils le feront !

4. Utilisez des supports visuels

Chaque personne a un mode de mémorisation différent. Certains mémorisent mieux les informations orales, d’autres visuelles, d’autres encore ont une mémoire kinesthésique (j’y reviens sur le point suivant). Par conséquent, si vous ne communiquez qu’à l’oral, une grande partie de vos collaborateurs ne retiendront pas ce que vous leur transmettez. C’est ainsi qu’on retrouve la fameuse conversation : « Mais on l’a déjà dit en réunion ça ! – Ah bon ? ».

5. Faites participer vos collaborateurs

Ne descendez pas juste les informations. Faites réagir et remonter les suggestions et interrogations. Pour cela, vous pouvez, par exemple, utiliser les formes interrogatives : « Qui a constaté la même chose que moi ? », « Qui souhaite rebondir là-dessus ? ». Vous allez ainsi rattraper au vol les collaborateurs qui ont la mémoire kinesthésique, et qui ont donc besoin d’échanger, de poser des questions et d’y répondre pour comprendre et mémoriser.

6. Travaillez votre diction et votre débit

Si vous parlez pendant une heure sur un ton monotone, avec un débit très lent, je vous garantis que personnellement, je décroche au bout de 6 minutes (je me suis amusée à regarder ma montre sur plusieurs réunions pour savoir à quel moment mon cerveau était parti penser à des papillons, et 6 minutes, c’est mon temps moyen…). Il est donc important de mettre de la vie dans ce que vous dites. Privilégiez les phrases courtes, et cela sera d’autant plus facile si vous avez respecté les points 3 et 4.

Un bon exercice est de s’enregistrer pendant une réunion et de vous écouter ensuite (pas évident, je sais). Une autre très bonne astuce, c’est de faire appel à des experts qui sauront vous aider à vous exprimer en public.

7. Ne confondez pas réunion et temps d’équipe

Si nous sommes d’accord pour dire qu’une réunion peut être un excellent outil de communication interne, ne vous en servez surtout pas comme d’une porte vers un temps d’équipe !

Une réunion, ça sert à transmettre des informations à une équipe, à discuter d’un sujet précis et à piloter des projets.

Un temps d’équipe est fait pour échanger, donner une dynamique d’équipe et améliorer les liens entre collaborateurs. Si vous voulez un temps d’équipe, plusieurs options s’offrent à vous : se réunir autour d’un café et viennoiseries le vendredi matin, manger tous ensemble le lundi midi, etc. (oui, la nourriture, c’est très fédérateur). Vous pouvez aussi prévoir une après-midi sortie : sport, escape game, balade en forêt, dégustation de vin…

A vous de jouer, bonne réunion !